El Libro de Remuneraciones Electrónico es una plataforma electrónica puesta a disposición de los empleadores en el portal web de la Dirección del Trabajo, con el fin de que informen estandarizada y mensualmente los pagos de remuneraciones, asignaciones, otros beneficios e indemnizaciones, efectuados a sus respectivos trabajadores.
El Servicio de Impuestos Internos ha autorizado e instruido al respecto que el libro auxiliar de remuneraciones sea llevado en un sistema electrónico, particularmente, mediante el uso de la plataforma dispuesta por la Dirección del Trabajo.
El plazo para informar la declaración de forma electrónica correspondiente al mes anterior vence los días 15 de cada mes. Si el día 15 corresponde a un domingo o festivo, el plazo se amplía hasta la medianoche del día hábil siguiente.
El Libro de Remuneraciones Electrónico puede ser utilizado por todos los empleadores, ya se trate de quienes tienen 5 o más trabajadores, como también aquellos que cuentan con una dotación permanente inferior.
El empleador debe tener designado un representante laboral electrónico, el cual debe contar con su clave única personal.
Requisitos Técnicos:
Los requisitos técnicos que debe cumplir el archivo para declarar las remuneraciones en el “Libro de Remuneraciones Electrónico (LRE)” son los siguientes:
- El archivo cargado debe tener la extensión CSV o TXT, cuyas filas podrán tener un largo variable con un máximo de 40 caracteres.
- El archivo debe utilizar como delimitador el símbolo punto y coma (;).
- El archivo debe tener el siguiente formato de nombre: rutempleador_aaaamm (ejemplo:615020001_202103, para una declaración de remuneraciones del mes de marzo de 2021).
Estados de carga del libro de remuneraciones electrónico.
- Declaración en proceso: Dice relación con aquel archivo que, habiendo superado validaciones de primer nivel, se encuentra en proceso de validaciones de segundo nivel.
- Declarado con Observaciones: Es el archivo cargado por el usuario, el que superó las validaciones de primer nivel y en las de segundo nivel se encontraron observaciones para o por corregir.
- Declarado: Es el archivo cargado por el usuario, el que superó las validaciones de primer nivel y segundo nivel, sin encontrar observaciones.
- Rectificación en proceso: Dice relación con aquel archivo de rectificación que, habiendo superado validaciones de primer nivel, se encuentra en proceso de validaciones de segundo nivel.
- Rectificado con Observaciones: Es el archivo de rectificación cargado por el usuario, el que superó las validaciones de primer nivel y en las de segundo nivel se encontraron observaciones para o por corregir.
- Rectificado: Es el archivo de rectificación cargado por el usuario, el que superó las validaciones de primer nivel y segundo nivel, sin encontrar observaciones.
¿Se puede volver al formato de papel una vez adaptada la electrónica?
No, una vez adaptado el formato de libro de remuneraciones electrónico, no es posible volver a realizar la declaración en papel.
Estructura del libro de remuneraciones electrónico.
- Identificación del trabajador: Destinada a la individualización y caracterización del trabajador, la naturaleza del contrato de trabajo y las condiciones generales de prestación de los servicios.
- Haberes: Se deberá indicar todas las remuneraciones pagadas a cada trabajador, desagregadas al menos con base en los siguientes criterios: Imponible y Tributable, Imponible y No Tributable, No Imponible Ni Tributable.
- Descuentos: Se deben informar todos los descuentos que afecten las remuneraciones del período, desagregados bajo criterios de: Descuentos Legales (como por ejemplo los previsionales y de impuestos), Descuentos Voluntarios (como por ejemplo los derivados de APV, Préstamos y Cuota Sindical)
- Aportes del empleador: Corresponden a aquellos montos que el empleador debe enterar a la seguridad social y que son de su cargo, y por tanto no se deducen de la remuneración del trabajador.
- Totales: En esta columna se informarán resultados totales el total de la remuneración pagada en carácter de bruta y líquida. Además, se consignarán el total de los impuestos, junto a los descuentos y aportes previsionales.
¿Se pueden rectificar los libros de remuneraciones electrónicos?
Si, se pueden rectificar mientras no esté en proceso de validación el archivo anterior y durante el período de preparación de la declaración de impuesto a la renta entre el 14/02 y el 31/05.
¿A partir de qué fecha es obligatorio el libro de remuneraciones electrónico?
Aún no hay fecha definida por la Dirección del Trabajo, pero nuestra empresa Emprende Inteligente comenzará el período de prueba en el mes de septiembre con las empresas que tengan 5 o más trabajadores.
¿Cómo se deben completar los campos respecto a los trabajadores afectos a suspensión relativos a la ley de protección la empleo?
De conformidad a lo dispuesto en el artículo 3 de la Ley Nº 21.227, la suspensión de la relación laboral implicará el cese temporal de la obligación de prestar servicios por parte del trabajador y el pago de remuneraciones y demás asignaciones no remuneracionales por parte del empleador, durante el período que fije el acto o decisión de autoridad que lo motivó.
Sin embargo, durante la vigencia de la suspensión producida por el acto o declaración de autoridad, el empleador conserva su obligación de pagar las cotizaciones de seguridad social, tanto de su cargo como aquellas del trabajador, con excepción de las cotizaciones contempladas en la Ley N.º 16.744.
El mismo efecto se produce en el caso del pacto de suspensión de la relación laboral adoptado conforme a lo dispuesto en el artículo 5 de la Ley N.º 21.227.
Por lo anterior, para los efectos del adecuado registro de dichos pagos en el LRE, si existe uno o más trabajadores que se encuentren con pactos de suspensión, el empleador deberá completar los campos inherentes a la característica de los pagos. Si los pagos se efectuaron con carácter de cotización previsional o de salud, deben ser registrados en los campos respectivos del LRE, en tanto que los pagos consistentes en aportes del empleador deberán registrarse en alguno de los campos disponible dentro de dicha sección del LRE.